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张西宁:浅谈计算机文档的管理

作者:张西宁  来源:澳门匍京88807com原创  点击数:4272   www.88807.com:2006-1-6  

随着信息技术和网络技术的发展,办公自动化已进入了我们的日常工作,我们在日常工作中使用计算机的频率在加大,除一些业务专用机外,可以说有大部分的计算机都兼做文档处理机,利用计算机处理和管理文字信息资料已成为工作之必需。但在现实工作中我们发现,一部分用户将其计算机文档管理得井井有条,对各类文档归类存储,保护措施到位,便于查找和使用;而一些用户却不善管理,乱存乱放,存储介质上的垃圾文档比可用文档还多,自己存储的信息资料自己都找不见,“眉毛胡子一把抓,核桃栗子一齐数”,既不美观,又不便于查找,而且还不同程度的浪费了计算机资源。为了进一步提高计算机存储设备的利用率并提高我们的办公的效率,我们要以以工作需求为先导,以科学化的管理为后盾,增强文档信息资料的安全意识,让每位使用电脑的工作人员都能很好地管理好自己的计算机文档资料,加强信息保护,提升计算机文档的现代化管理水平,为此全面加强计算机文档的有效管理工作就显得十分必要,下面就结合日常办公中的应用就计算机文档管理方面谈几点意见。

一、合理利用计算机存储资源,紧缩文档存储空间

计算机存储介质的容量是有限的,合理利用存储资源,可以有效的提高存储介质的利用率。我们在工作中每建立一个计算机文档,在保存时都要给起个名字,我们有些工作人员就随便输入一些文字,或许在当时我们可以很清楚的知道自己的文件内容,可是时间一久或者别人来检索这个文件的时候恐怕就会很不方便。为此建议在给计算机文档起名时,可以采取关键字命名法,即一个文件的名字中包含此文件内容的关键词句,以便查找。同时,我们可以采取合理的文件存储方式,紧缩文件存放空间。合理利用计算机存储资源,做到存储合理,保存安全。如对需随时调用的文档,可存放在计算机硬盘或软盘中;需移动的文档,可存放在优盘、移动硬盘和软盘等可移动介质中;需长期保存的重要文档资料,可存放在光盘、移动硬盘和服务器硬盘等介质上,并妥善保管。同时在日常工作中,如果文件夹中文件太多,我们应尽量减少用大图标或缩略图方式排列文件,可用列表的方式排列;在文档存储期间,可根据自己文档的可用属性进行排列,即选择按类型、大小以及修改时间等方式进行排序,以便检索。并建议用户,根据计算机的存储情况,适时的进行整理磁盘碎片的操作,以紧缩文件存储空间,同时还可避免因存放零乱而导致调用迟缓的现象发生。

二、建立有特征名字的文件管理夹,提供可视化查找路径

对于计算机用户尤其是文秘人员来说,若将成千上百个文件存放在一块是很难查找的,我们可以通过建立具有特征名字或关键字的文件和文件夹的方式来提高我们的计算机文档管理和利用效率。

(一)建立起名字特征显明的文档管理文件夹。我们要树立起分门别类的文档管理思想,注意在平时的工作养成分类存储文件的好习惯,适时建立起命名容易识别且特征明确的文件夹,将自己计算机中的所有文档按类别或属性进行归类后存放其中,让这些文件夹将所有文件都管理起来,以便日常使用和管理。如建立起“电子表格库”、“个人资料库”、“规划设计资料库”等有代表特征的管理文件夹,以此类推给归类文件夹起个具有代表性的名字,让人一看文件夹名就一目了然,然后根据文件夹名就能找到同类型的文件,观其表就可以识全貌,通过提供的可视化查找路径,方便查找和有效管理,避免文件丢失或急用时找不到文件的现象发生。同时也可在建立的文件夹中建立子文件夹,以便存放与上级文件夹中的文件有级联关系的文件,实现分级管理,方便日常应用。

(二)将文件按照归属存放。将各类有共性的文件归类整理后,存入同一个文件夹内,避免存放混乱。并在每次建立新的文件时,将其直接存放在其应归属的文件管理夹中,不要都存放在“我的文档”中,以免全部存入其中而发生混乱或查找不便。

三、及时整理存储区中的计算机文档,释放可用存储空间

我们可用 “清理废纸”的理念去管理自己的计算机文档。日常工作中,我们在整理自己的办公桌面和文件柜时,会将一些废弃的文件或纸张及时扔进废纸篓,整理干净自己的办公环境,用这种理念和思想来管理计算机文档也是同样适用的。一是适时清除垃圾文档和过期文档。如不要将具有一次性使用价值或过期不用的文件长期存放在计算机硬盘中,可将一些不用的、过期时间太长(跨年度)已作废的计算机文档及时删除清理掉,对需长期保存的文档可移存在可移动的存储介质中,比如光盘和移动硬盘中,并存放异地保存,以备后用,以免遭到病毒破坏而影响正常读取,及时释放出可以再利用的计算机存储空间。二是不要人为制造垃圾文档。不要随意复制而导致文件附本过多,不要在互联网上见到什么就不加选择的胡乱下载,以免导致垃圾文档过多,占用大量的存储空间或导致病毒随机嵌入,影响计算机的运行速度。

四、及时清理邮箱,剔除垃圾邮件

计算机中的邮箱就象我们办公桌中的抽屉一样,应养成适时整理“抽屉”的良好工作习惯。平时工作中,不管是登录单位内部网络还是登录互联网的用户,自己的邮箱中几乎每天都能收到新邮件,随着邮件的日积月累,邮箱可能会被一些无用的、过期的或者是广告邮件占满,不但浪费主机的存储资源,还会进一步威胁到邮件服务器的存储空间。在工作中我们发现,有的用户邮箱从使用到现在,几年的文档都留存邮箱中,一点使用价值都没有,大大地浪费了存储资源。为此建议邮件的使用者,将邮箱中有用的文件保留或移存他处,将不用的邮件及时删除掉,保留下有使用价值的邮件,净化邮箱,腾出可用存储空间为我们的邮箱减负,进而提高邮箱中邮件的可用率,以便查找。

五、加强计算机信息安全,防止文档资料丢失和泄密

在信息化和网络化时代,信息安全是一个永恒的话题,而我们的信息安全保护工作就显得尤为重要。对一些重要的文档或涉密资料,可采取适当的技术防护措施,不但采用软件方式还应该采用硬件方式进行保护。如对重要文档可进行隐藏保存、设置修改或打开权限口令、移存他处等方法,对存储有涉密资料的计算机还应断开和互联网的连接或者保存到业务专用机上以加强信息保护。同时对于调离人员,应督促其及时整理并保存好自己的有关文档资料,防止遗失或被他人盗用;对于已废弃的计算机硬盘及存储介质中的文档资料,应及时清理干净或进行销毁,以免造成信息泄密。

总之,在信息化的今天,我们在享受计算机为我们的工作、生活和学习带来诸多方便的同时,我们也应该充分认识到计算机同样需要我们好好的去管理和应用,尤其是和我们每位工作人员接触最多的计算机文档,我们更应该通过计算机文档有效管理工作的加强,增强人们的文档管理意识,提高使用者的文档管理水平,并优化文档管理方式,加强文档资料保护,实现计算机文档的有效管理,以进一步提升现代化的办公效率。当今时代,是信息化的时代,也是和谐的时代,让我们从计算机文档的妥善管理做起,使我们在日常工作中与计算机真正的和谐相处。

(责任编辑:张西宁)  
 
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